Met deze To Do List Template bereik je je doelen

Wil je een takenlijst die wél functioneert en je echt aanzet tot actie? Bereik je doelen met deze prioriteringtips en het To Do List Template voor Excel en Google Sheets. 

Je to do lijst, er lijkt soms nooit een eind aan te komen. Er gaan een paar taken af, maar er komen zoveel taken bij dat het lijkt of zij elke dag langer wordt. Natuurlijk hangt het succes van een takenlijst voornamelijk af van je gedrag: volg je de to do lijst in de juiste volgorde en voer je de taken uit die erop staan? 

Waarom je to do lijst kan falen

E zijn veel redenen waarom we onze to do lijst niet volgen en we onsuccesvol zijn in het bereiken van onze doelen. De meeste liggen voor de hand.

Een factor waar je je misschien niet bewust van bent is je sociale relatie met degene die een taak oplegt of betrokken is bij een activiteit (zoals je geliefde, je baas of je beste vriend) (Belotti et al., 2004). Ga maar na, als jouw baas wil dat je werk buiten jouw functieomschrijving doet en zegt dat hij het snel nodig heeft en het belangrijk voor hem is, dan zul je waarschijnlijk direct aan de slag gaan. En als jouw beste vriendin je vraagt als haar ceremoniemeester en feestplanner, zul je ook geen nee zeggen. Al heb je het nog zo druk. De immateriële waarde is in de praktijk veel belangrijk dan de materiële waarde die een taak oplevert.

Helaas vergeten we die immateriële waarde van taken vaak, waardoor taken en projecten (complexe verzameling van taken) die de meeste impact maken steeds achteraan op de lijst komen. 

Moet je taken van je baas eerst uitvoeren?

Ik ben zeker niet de enige die de nieuwste taak eerst uitvoert, omdat het resultaat urgent is en de opdrachtgever het belangrijk vindt. Het is echter wel belangrijk dat je je – net als ik – vooraf afvraagt of dit werkelijk de taak is die als eerste opgepakt moet worden.

Ik ken meerdere dominante opdrachtgevers die 100% van je verwachten dat je altijd eerst doet wat zij van je vragen. Tegelijkertijd zijn dat vaak ook de micromanagers. Resultaat daarvan is dat je opdrachtgevers tevreden zijn met je bijdrage. Maar omdat ze dit normaal vinden zul je nooit hun waardering, laat staan hun bewondering, krijgen. Bovendien riskeer je hiermee dat je niet voor elkaar krijgt waarvoor je je bent aangenomen en zul je daarom ontslagen kunnen worden.

Toets je de rechtstreekse opdrachten echter aan jouw persoonlijke werkdoelen en werk je voornamelijk aan taken die je dichter bij je doel brengen, dan zul je succesvol zijn in je job. Tijd voor een doelmatige to do lijst dus. Waarin je tijdens het prioriteren rekening houdt met je persoonlijke relaties, maar ze niet als belangrijkste criterium gebruikt.

Agile to do list

Je to do lijst moet dus flexibel zijn. Volgens Scrum (een methode voor efficiënt samenwerken die binnen IT en daarbuiten erg populair is) ben je het meest wendbaar als je rekening houdt met impact en ingeschatte tijdsduur van een taak. Algemene regel: doe de taak eerst die het meeste impact heeft en de minste tijd kost.

Maar taken staan vaak niet los van elkaar en hebben pas nadat ze allemaal voltooid zijn een impact. Vaak maakt de volgorde van taken ook nog eens uit of je dat project zal voltooien of dat doel zal bereiken. Daarom kun je de taken op je to do lijst het beste koppelen aan een epic.

To do list apps

In drukke of emotionele tijden val ik soms terug op papieren memo’s met taken erop en verschillende mobiele apps, met het resultaat dat ik het overzicht kwijtraakt en taken vergeet, totdat iemand me – net voor de deadline – eraan herinnert. Ook gebruik ik dan verschillende mobiele apps, wel of niet speciaal gemaakt voor to do lists, zoals Todoist, Samsung Notities Google Calendar en Lifetick.

Toch probeer ik wel volgens een systeem te werken, waardoor ik mezelf niet zo in de weg zit. Ik pas dit toe op mijn to do list voor werk, die zeer veranderlijk zijn en – nu ik geen teammanager meer ben, maar uitvoerder – voornamelijk gericht zijn op de korte termijn. Het systeem zet ik echter ook effectief in voor mijn lange termijn takenlijsten, zoals die voor een fijn thuis en voor persoonlijke groei. Helaas kan ik dit systeem voor prioritering niet toepassen in deze apps. Hoewel ze goed kunnen ondersteunen (zie verderop), vormen ze dus niet de basis voor mijn fundamentele to do lijsten.

To do list in Excel

Omdat je gegevens op een heel uitgebreide manier kan sorteren, is een to do list in Excel onmisbaar. Vanwege de online toegang verkies ik normaliter de Google apps boven de Microsoft apps, maar in het geval van de functionele to do lijst niet. In Google Sheets is de optie om uitgebreid te sorteren een stuk moeilijker te vinden en is er geen custom tekstsortering mogelijk. Zo moet je statussen een nummertje geven bijvoorbeeld. Voor ultiem gebruikersgemak maak je een to do list in Excel aan op de desktop en houd je hem bij in de mobiele app van Microsoft Excel. Een takenlijst in Excel is de beste optie voor takenlijsten met veel taken of complexe projecten op het werk of thuis.

Prioriteren voor gevorderen

Wil je succesvol je taken op je to do lijst afronden, dan moet je goed prioriteiten kunnen stellen. Daarom volgt hier een lesje prioriteren voor gevorderden.

1. Bepaal hoe belangrijk een taak is:
   1. Hoeveel impact heeft de taak?
   2. Hoeveel impact heeft het project / de categorie / het hoger doel waar deze taak toe behoort?
   3. Wie is betrokken bij de taak of activiteit?
   4. Hoe belangrijk is deze persoon voor je?
   5. In het geval van persoonlijke lijstjes: hoe plezierig is de taak? Niet vergeten: Plezier draagt bij aan je geluk.
2. Hoe urgent is de taak?
   1. Wanneer moet een taak uiterlijk af zijn en moet dat per se of is dat alleen wenselijk? Oftewel, wanneer is de echte deadline?
3. Hoe lang schat je nodig te hebben? (Geef dit in minuten weer, in trapjes van 5)
4. Sorteer de boel. Hiervoor gebruik ik een uitgebreide formule. Deze kun je overnemen uit de To Do List Template onderaan op deze blog.

Is dit wel de moeite waard?

Nu denk je misschien, dit is veel te veel moeite om voor elke (kleine) taak in te vullen. Nou, dat valt reuze mee. Je moet vooral niet lang nadenken als je een score geeft. Je raakt er bovendien aan gewend. Waar de crux zit, is dat als je je to do lijst op deze manier invult, je enorm veel tijd gaat besparen. Je gaat de juiste dingen op het juiste moment doen.

Je zal minder tijd besteden aan taken die minder belangrijk zijn. Die blijven immers steeds onderaan op je lijstje staan. Je kunt ze vaak gewoon verwijderen, en zo niet, dan kan je ze ook prima uitbesteden. Bij beide is er namelijk absoluut geen man over boord.

To do list template

Tijd om aan de slag te gaan. Download de to do list template in Excel en maak het prioriteren van taken een eitje. Hij is vooral bedoeld voor complexe projecten of grote takenlijsten zoals voor je werk, je persoonlijke groei, lange termijn huishouden en -onderhoud, bruiloft of verhuizing. It’s my treat, want ik help je graag om jouw weg naar succes en geluk te effenen.